St.    Augustine    Vision    Meeting    Minutes
Date: 11    March    2023
Location:    Foyer
In    attendance:
Rev.    Jonathan    Crane
Megan    Crane
Mikaela    Hanley
June    Miller    (virtual)
Pat    Jameson
Cheryl    Arbury
Faith    Carnegie
Simone    Klann    (minutes)
Val    McCormack
Rita    Yeo
Bob    Peel
Paul    Fuellbrandt
Aaron    Parker    (and    Aubrey    and    Delia    Parker)
Jacqui    Chesterton
June    Grieg
1.    Parish    Life    Reports    and    Updates    
Activity:    review    and    share    favorite    themes    to    begin    a    new    Vision    Group    Year
(using    survey    completed    by    congregation)
What    Group/Activity/System/Happening/Pattern    has    been    helpful    for    you? What    
are    you    celebrating?    Where    have    you    seen    God    at    work?    “Looking    back    to    see    where    
God    has    been…”
Responses    shared    by    groups    of    two:
- Kids’    program
- Different    modes    of    worship    (Lectio    &    Indigenous)
- Memorial    garden
- Sunshine    garden
- Epiphany    Women’s    Retreat
- Welcoming    community
- Broader    expression/becoming    a    presence    in    the    surrounding    neighbourhood
- Forest    School    in    the    annex
- Music
- New    younger    families    –    more    kids
Other    comments:
- God    sent    us    so    many    new    people    of    all    ages    and    they    are    now    contributing    so    
much    to    our    services.    
- Prayer    survey:    nature    and    connection    through    music    were    highest    on    the    list    
of    activities    shared    by    congregation.    Question:    how    are    we    meeting    that    need    
in    our    community?    How    do    we    make    room    in    the    church    for    this?

a.    Key    questions:
1.    Congregation    of    2040    –    what    would    they    thank    us    for?
2.    Where    are    we    going?
3.    Where    do    we    see    God?
- Vision    group    had    a “floundering”    final    meeting    last    term…    Why?    Highlighted    
a    need    for    a    more    coherent    vision,    post-pandemic.    This    will    take    some    time    
for    us    to    discover.
b.    Group    dynamics    that    can    help    us    facilitate    our    focus    (shared    by    all):
- commitment    to    disagreeing    out    loud    
- diversity    as    strength
- honor    this    as    a    safe    space
- trust    your    feelings
- invite    others    to    share    reservations
- respect    others’    feelings
- address    the    idea    rather    than    the    person
- make    a    point    of    getting    food    before    the    meeting    starts!
- commit    to    getting    to    know    each    other    on    a    personal    level
- connect    with    each    other    (*see    below)
- have    an    opening    question:    start    each    meeting    with    a    question    to    get    everyone    
talking    and    sharing
- remind    the    group    at    the    start    of    the    meeting    re:    commitment    to    safe    space
- Use    time    boxing at    the    start    of    the    meeting    (e.g.,    “we    will    take    10    minutes    to    
discuss    this    item,”    and    then    allowing    for    some    comments    at    the    end    of    each    
segment).    
- appoint    a    timekeeper
- it’s    everyone’s    responsibility    to    notice    if    someone    has    not    said    anything    –
invite    that    person    to    contribute
- use    a    timer    and    have    a    method    to    allow    for    additional    sharing    or    questions
- “introvert    moment”    – e.g.,    “Is    anyone    holding    onto    something    they    haven’t    
said    yet?”
- WAIT:    Why    am    I    talking?    Or    Why    aren’t    I    talking?
- opening    ritual    and    closing    ritual    or    practice
- confirm    your    understanding    when    someone    has    spoken    if    you    don’t    fully    
understand –    clarify    and    confirm
o what    would    that    look    like?
o do    you    mean…?
*    This    was    broadened    to    sharing    about    ourselves    by    speaking,    writing    something    
about    ourselves    in    a    newsletter    –    lots    of    excitement    about    this!    Could    be    synched    
with    the    people    on    the    prayer    list.    This    should    be    opt-in    versus    opt-out.    Not    on    
the    website    but    only    in    the    newsletter.    Cheryl    is    happy    to    do    this    with    Jacqui’s    
help.    Need    to    be    submitted    early    enough    to    get    into    the    newsletter.

c.    How    will    we    make    decisions?
- Consensus,    which    would    require    talking    things    out    until    we    find    agreement
- May    want    to    revisit    this    in    the    future
3.    Business    Items
Lower    Hall    &    Annex
- some    people    have    met    to    talk    about    how    lower    hall    space    could    be    used    if    we    
were    to    do    a    renovation.
- Is    it    a    rentable    space?
- Youth    group,    Sunday    School    space,    storage    issues
- Lindsay,    Sheri    and    Rita    will    meet    on    Tues    Mar    14    to    brainstorm    some    ideas    
such    as    electric    fireplace,    painting    kitchen    and    youth    room,    updating    flooring,    
ceiling    spray,    creating    a    focal    point,    installing    acoustic    panels,    maintenance,    
washrooms.    Some    things    could    be    completed    by    volunteers,    other    items    will    
require    contractors.
- Bob,    Randy    and    Jonathan    did    a    walk-through    and    talk-through    re:    what    big    
ticket    items    will    need    to    be    addressed    in    the    upcoming    10    years;    for    example,    
furnaces
- Acoustics    in    the    lower    hall    are    not    appropriate    for    music,    very    challenging    re:    
noise
- Would    it    make    sense    to    install    a    sound    system    at    this    time?    Maybe    more    
versatile    to    have    moveable    equipment.
- Jordan    has    put    together    material    list    for    acoustic    panels
- St.    Thomas    just    got    a    grant    for    updates,    and    Jonathan    is    connecting    re:    how    to    
apply    for    grants    for    needed    renovations
- Coffee    shop    dreams?
ASK:    Is    Vision    Group    in    agreement    that    we    should    continue    with    refresh    plan    and    
securing    funds    to    move    in    this    direction,    now    (assuming    grant    money)?    Yes,    
unanimous    agreement
NEXT    ACTIONS:    
1.    VG    needs    an    agreed-upon    priority    list    –    wants    and    needs
2.    VG    to    read    over    list    of    items    and    provide    feedback    to    Jonathan    (by    what    date?).    
Perhaps    send    a    reminder    with    a    deadline.
4.    Other    items:
Roof    is    paid    off    –    celebration    planning    needs    to    happen    and    Bob    now    needs    prayer.    
How    about    a    blue    ice    cream    social?
Youth    focus    –    table    this    for    next    meeting.    Group    in    the    parish    that    gets    the    least    
attention    is    the    youth    (Megan    and    Tim    have    been    doing    some    work    but    more    
support    is    needed)

Confirmation    Class    –    Leader    will    be    needed    for    12-18    year    olds
Final    thoughts    contributed    by    Aubrey    and    Delia:    We    like    kids    time    and    goofing    off    
with    friends.    And    being    loud.

Ministries
Visioning Group